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2024.08.28
同期会は、同じ時期に入社または入学した仲間が集まる機会です。久しぶりに顔を合わせて思い出話に花を咲かせたり、仕事の悩みを相談したり、励まし合ったりと楽しい時間になることでしょう。
しかし、大事な同期会の幹事を任された方のなかには、プレッシャーを感じている方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、同期会の幹事の仕事や当日の流れ、同期会を成功させるポイントを紹介します。ぜひこの記事を参考に、充実した同期会を開催してください。
目次
まずは、同期会の幹事の仕事を見ていきましょう。重要な仕事を把握しておけば、スムーズに準備を進められます。
会場選びは同期会の幹事にとって重要な仕事の一つです。参加者にとって居心地のよい空間を提供し、思い出に残る同期会にするために、以下のポイントを参考に会場を選定するのがおすすめです。
同期会の会場選びは、イベントの成功に直結します。候補が絞れたら早めに予約を確定し、必要な設備やサービスも確認しておくことが大切です。
同期会の詳細が決まったら、招待状を作成して送付します。招待状には、以下の内容を記載します。
メールやSNSを活用し、同期に送付します。出欠確認の期限を設けることも忘れないようにしましょう。
当日は幹事としての腕の見せ所です。プログラムの進行を円滑に行い、参加者全員が楽しめるように配慮します。トラブルが発生した場合には迅速に対応し、全体の雰囲気を盛り上げる役割も担います。
イベント終了後の片付けや二次会の案内なども行う場合があります。
ここでは、同期会の当日の流れを紹介します。スムーズに同期会が進められるように、当日の流れを把握しておくと安心です。
| 当日の流れ | 詳細 |
| 1.会場の準備 | 参加者よりも30分程度早めに到着し、テーブルの配置や機材の準備などを行う |
| 2.受付 | ・受付で名前を確認し、名札やプログラムを渡す ・会費を徴収する |
| 3.開会の挨拶 | ・全員がそろったら、代表者が開会の挨拶を行う ・乾杯の発声者が音頭をとる |
| 4.食事・歓談 | ・参加者同士が自由に交流できる時間を設ける ・食事をしながら、近況報告や思い出話などを楽しむ |
| 5.余興 | ・食事・歓談で和やかな雰囲気になったあとに余興を始める ・カラオケやビンゴゲーム、クイズ大会、写真スライドショーなど、事前に準備した余興を行う |
| 6.写真撮影 | 参加者全員で記念撮影を行う |
| 7.閉会の挨拶 | ・代表者が閉会の挨拶を行う ・参加者への感謝の言葉や次回の開催について触れる |
| 8.解散 | ・会場に忘れ物ないか確認する ・二次会を行う場合は、案内をする |
参加者に満足してもらえる同期会にするために、いくつかのポイントを押さえておくことが大切です。
同期会を成功させるためには、事前の計画と準備が重要です。一般的には、開催の2〜3ヶ月前から準備を始めるのが理想です。
日時や場所を早めに決定し、参加者に告知します。忙しい日々のなかで同期の予定を調整しやすくするために重要です。
幹事の仕事は多岐にわたります。自分一人で全ての仕事を行おうとすると負担が大きくなってしまいます。チームを編成して一人あたりの負担を軽減し、より効率的に準備を進めることが大切です。
受付や会場設営、余興などの仕事をほかの方に頼ることも必要です。
同期会は、久しぶりに集まる仲間たちとの交流が目的です。席の配置を工夫したり、歓談タイムを設けたりして自由に交流できる時間を確保します。
また、事前にアンケートを実施して参加者が楽しめるような企画を取り入れるのも一つの案です。
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