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2024.10.16
忘年会は、1年の労をねぎらい、新鮮な気持ちで新しい年を迎えることを目的とした飲み会です。
そのような忘年会の幹事を任され、「何から始めれば良いか分からない」「やることが多すぎて困っている」という方もいるのではないでしょうか。
忘年会を成功させるには、事前の準備や当日の段取りなどについて、しっかりとした計画を立てておくことが大切です。
今回は、忘年会の幹事の仕事について順を追って解説します。この記事を参考に、参加者にとって満足度の高いすてきな忘年会を作り上げましょう。
目次
忘年会の幹事を任された場合、まずやることは当日へ向けての事前準備です。順を追って見ていきましょう。
忘年会を開催する日時を決めます。年末は忙しい時期ですが、できるだけ多くの方に参加してもらいたいですよね。
日時を決める際は、以下の点を意識して進めると良いでしょう。
忘年会シーズンは、混み合うためお店の予約が取りづらいことも多くあります。開催日時については、早めに相談して決めることが大切です。
次に忘年会のおおまかな予算を決めましょう。
予算には、食事・飲み物・余興の景品代などを含めて計算します。参加者の中には、会費次第で参加の可否を判断したい方がいるかもしれません。前年の予算も参考にしながら、予算決めを行います。
会場によって多少金額が前後することも想定して、ここではだいたいの金額を算出しましょう。
開催日時と予算が決まったら次は会場選びです。
忘年会の会場を選ぶ際は、以下の点に注意します。
会場の雰囲気次第で、忘年会の盛り上がりが変わるといわれています。毎年同じようなお店だと、マンネリした雰囲気になり、参加者のテンションが上がりづらいかもしれません。
1年の締めくくりにふさわしい特別感のある会場であれば、参加者にも喜ばれるでしょう。
日時・予算・会場が決まったら、いよいよ参加者への案内を行います。社内メールが利用できるのであれば、案内文を作成し一斉送信しましょう。
参加者への案内と並行して行うのが、当日のプログラム作成です。当日の流れを事前に想定しておくことで、忘年会をズムーズに進めることができます。
当日までに、会場の下見へ行くことをおすすめします。
会場の雰囲気は、現地に行って確認するのが1番です。また、料理の内容や、余興で使う機材の確認なども行えます。
時間のかかる作業ではありますが、下見を行うことで安心して当日を迎えられるでしょう。
忘年会当日も幹事は大忙しです。当日の動きについて紹介します。
忘年会当日は早めに会場入りし、予定していたプログラム通りに進められるか確認作業を行いましょう。参加者が集まる30分前には着いておくと良いです。
料理や飲み物が予定通り準備されているか、余興の機材や景品の準備など、参加者が楽しめる忘年会になるよう全体を把握します。
参加者が到着する時間になったら受付に立ち、出欠の確認を行います。この時、会費を受け取る流れにしておくと良いでしょう。
受付を終えた方を席へスムーズに案内できるよう、席次表があると便利です。
事前に準備したプログラムに沿って、忘年会を進めます。
司会を成功させる秘訣は「明るく・テンポ良く」です。司会の進行次第で、会場も明るくなります。
司会をしながらも、料理や飲み物が足りているか、余興の準備が進んでいるかなど全体の流れを気にかけるようにしましょう。
余興のフォローも幹事の仕事です。機材の確認や景品の準備など、余興が滞りなく進んで盛り上がるようサポートします。
無事に忘年会を終えたあとも、幹事の仕事は続きます。
開催後の役割について見ていきましょう。
忘年会の後は、会場に忘れ物がないかチェックしましょう。
お酒を飲んでいると、ついつい忘れ物をして帰ってしまう人もいます。携帯電話やハンカチといった小さなものは特に忘れやすいため、テーブル下や座席などの確認が必要です。
会費の追加徴収が必要か、余剰金はないかの確認を行います。会費として集めたお金と領収書を照らし合わせる大切な作業です。清算が終わったら、参加者に収支報告をしましょう。
忘年会を無事に開催できたことへのお礼メールを参加者へ送ります。当日にメールを送るのが難しい場合は、翌日には送るようにしましょう。
忘年会の幹事は、開催前から開催後まで、当日を含めてたくさんのやるべきことがあります。そのなかでも、特に会場選びは幹事の腕の見せどころです。
例年とは違う特別感のある忘年会の会場に、貸切のクルーザーを選んでみてはいかがでしょうか。クルージングをしながらの忘年会は盛り上がること間違いなしです。
ビズクルでは、2〜550名様まで、予算や参加人数に応じた最適なクルーザーをご用意しています。1隻まるごと貸切でご利用いただけるため、周りを気にする必要もなく、プライバシーもしっかり守られるため安心です。
運行コースや料理、演出オプションに関しても、お客様のお好みに合わせてオーダーメイドプランでご利用いただけます。
「忘年会の幹事を任せて良かった」と参加者に思ってもらえるような会場をお探しでしたら、ぜひビズクルへご相談ください。
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