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2024.12.11
会場決めから日程の調整、参加者への連絡など、何かと仕事の多い幹事の仕事を「苦手だな」「できればやりたくないな」と思っている方は多いのではないでしょうか。
しかし、基本のポイントを押さえることで、不安な飲み会も幹事として成功へ導くことが可能です。今回は、飲み会を成功させるためのポイントや幹事としての当日の流れ、参加者の満足度を上げるコツを紹介します。
目次
幹事として飲み会を成功させるにはいくつかポイントがあります。ここでは、押さえておきたいポイントを3つピックアップして紹介します。
飲み会の幹事は、できるだけ多くの人が参加できるように日程を調整したり、飲み会の流れを決めたり、人数に合わせて会場を押さえたり、やるべきことが数多くあります。
事前準備として当日の進行表を作成して流れを頭に入れておき、幹事として進行することもポイントです。事前準備の詳しい内容は後述します。
幹事の経験がある人にアドバイスをもらうことも、飲み会を滞りなく進めるために有効な方法です。
飲み会を成功させるためにやったことや、「ああしておけばよかった」という後悔など、過去に幹事を経験したからこそ気付けるような実践的な情報を収集できます。
幹事は当日のトラブル対応も任されるため、トラブルへの対応なども聞いておくと安心です。
参加者に満足してもらえる飲み会を成功させるには、会場選びやメニューを決める際に参考にできるように参加者の好みを事前リサーチしておくこともポイントです。
料理や飲み物の好みに加え、参加者の年代層や盛り上がりそうな話題についてもリサーチしておきましょう。職場の飲み会であれば、グループチャットや飲み会用のシートを作成して好き嫌いや要望を記入してもらうと集計しやすくなります。
幹事として飲み会をスムーズに進行するには、何を準備しなければならないのか、当日はどのような流れで進行するのかを把握しておくことが大切です。
幹事が事前に準備することとして、以下が挙げられます。
飲み会の日程は、遅くとも開催の1ヶ月前には調整します。忘年会や新年会など、飲み会が多く開催されるような時期によっては希望している会場の予約が混み合って取れないこともあるので、気になる会場は早めに押さえておきましょう。
また、開会・閉会の挨拶を頼みたい人物がいる場合には早めに伝えておきます。さらに、余興の備品準備や景品の手配も幹事の仕事です。場合によっては余興の担当者を別に決めて早めに担当者へ依頼します。
飲み会の内容によっても異なる場合がありますが、一般的に飲み会は以下の流れで進行します。
飲み会当日、幹事は参加者より早めに会場入りして、料理や飲み物のチェック・席次についてなど細かい部分まで確認します。
また、進行表に沿って司会をスムーズに行い、飲み会の最中は全体に気配りをするのも幹事の仕事です。料理や飲み物が足りているか、参加者みんなが楽しめているかなど、周囲にアンテナを立てながら会を進行します。飲み会後は会場の忘れ物チェックを行い、二次会がある場合は会場の案内をしましょう。
飲み会を成功させるためには、参加者の満足度アップをめざすことが大切です。飲み会の参加者の満足度を上げる3つのコツを紹介します。
毎回、同じようなレストランを会場に選んでしまうと、飲み会がマンネリ化して参加者の満足度が下がってしまう可能性があります。
幹事として飲み会を成功させるためには、事前準備の一つである「会場選び」にこだわるのがおすすめです。いつもとは違う特別感や贅沢感を味わえる雰囲気の会場は、きっと多くの人が参加したくなるはずです。最近は、イベントの写真をSNSにアップする人も多くいます。SNS映えしそうな非日常感のある空間で飲み会を開催するのもおすすめです。
料理や飲み物は、参加者の好みに合わせて用意します。味がおいしいのはもちろんですが、見た目にも華やかな料理はそれだけでテンションが上がります。
ビールやワイン・ソフトドリンクなど、種類豊富な飲み物も参加者の満足度アップにつながるでしょう。
飲み会の満足度アップには、余興の内容にも工夫が必要です。自分たちで企画するのも良いですが、会場によってはオプションで余興を選べる場合もあります。
事前の打ち合わせで参加者が興味のあることや希望する余興を聞いておけば、より満足度の高い飲み会が実現できるはずです。
飲み会を成功させるには、いつもとは違う特別な空間を会場に選んでみるのがおすすめです。ビズクルのクルージングなら、船上だからこそ見られる美しい絶景に囲まれながら、非日常感のある特別な飲み会が実現できます。
「幹事を任されたけど不安」という方もご安心ください。ビズクルでは、最高のひとときを演出できるように経験豊富なクルーズコンシェルジュがお客様のご要望をしっかりとヒヤリングし、ぴったりのプランをご提案いたします。
当日もクルーが幹事の右腕としてしっかりとサポートしてくれるので、負担は最小限です。
予算内で、参加者の好みに合わせたオーダーメイドプランの作成が可能で、種類豊富なメニューの中から自由に料理を組み合わせることができ、生演奏やプロカメラマンによる撮影など特別な演出を追加することもできます。
「苦手な幹事を任されたけど満足度の高い飲み会を開催したい」という方はぜひビズクルへご相談ください。
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