社員旅行の幹事を任された！やるべき準備の流れを5ステップで解説

「社員旅行の幹事は何をすればいい？」「何から始めればいいのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。幹事に慣れていない方でも、社員旅行の準備の流れをしっかり確認しておけば、スムーズに計画を進めることができます。

そこで今回は、社員旅行の幹事を任されたときにやるべき準備の流れを5つのステップでご紹介します。流れに沿ってしっかりと段取りを組み、満足度の高い社員旅行を実現させましょう。

 

【ステップ別】幹事が行う社員旅行の準備の流れ

幹事が行うべき準備の流れを5つのステップに分けて解説します。何から始めれば良いか分からない方は、ぜひ参考にしてください。

ステップ1：旅行の目的と予算を決める

まずは「何のための旅行か」と「いくらまで使えるか」を明確にします。

目的があいまいだと行き先や内容が定まらず、参加者の満足度も下がってしまいます。親睦を深めるのが目的なのか、リフレッシュなのか、それとも表彰や報奨旅行なのか、最初に決めておきましょう。

予算は「1人あたり○円」という形で設定するのが一般的です。交通費・宿泊費・食事代・レクリエーション費などを含めて、現実的な金額を算出しましょう。

ステップ2：参加者の人数と日程を仮決定する

旅行の規模を把握するために、参加予定人数と希望日程をアンケートで確認します。

候補日を複数用意し、できるだけ多くの社員が参加できる日を選びましょう。人数によっては、貸切バスの台数や宿泊先の部屋割り、食事の内容なども大きく変わってきます。

仮の日程と人数が決まれば、具体的な計画を立てやすくなります。

ステップ3：スケジュールとアクティビティの企画

旅行当日のタイムスケジュールを組み、どのようなアクティビティを行うかを検討します。

移動時間や休憩をしっかり考慮し、無理のない行程を意識することが大切です。社員旅行を盛り上げるために、観光だけでなく、レクリエーションや宴会、チーム対抗ゲームなどを組み込むと、一体感が生まれやすくなります。

社内の雰囲気やメンバー構成に合わせた企画を考えましょう。

ステップ4：参加者への案内と最終確認

計画が固まってきたら、参加者に旅程を案内し、最終的な出欠を確認します。案内には以下の情報を明記しましょう。

• 詳細な旅程表
• 集合場所と時間
• 必要な持ち物
• 緊急連絡先
• キャンセルポリシー

トラブルを防ぐため、全体用のグループチャットを作成するのもおすすめです。連絡ミスが起きにくくなり、当日の案内もスムーズになります。

ステップ5：当日の運営とフォローアップ

旅行当日は、幹事としてスケジュールの進行やトラブル対応に目を配ります。時間通りに動けるよう配慮しつつ、突発的な変更にも柔軟に対応できるようにしておきましょう。

旅行中に撮影した写真は社内報などで共有すると、参加者に喜ばれます。また、旅行後にはお礼の連絡や、次回に活かすためのアンケート実施も忘れずに行いましょう。

社員旅行を成功させるための3つのポイント

社員旅行を成功させるためには、準備を早めに始めることと、周囲との協力体制がポイントです。幹事一人で抱え込まず、チームで進めていきましょう。

1.早めに準備を始める

社員旅行は、とにかく早めに準備を済ませることが大切です。余裕を持って動くことで、急な変更やトラブルにも問題なく対応できます。

特に人気の宿泊施設やバスは、すぐに予約が埋まってしまうため、数ヶ月前から動き始めるのが理想です。会社によっては社内承認に時間がかかることもあるため、スケジュールには余裕を持って準備を始めましょう。

2.分担できることは任せる

すべてを幹事一人で進めるのは大変です。副幹事やチームリーダー、係などを設定して、役割分担しましょう。

▼役割分担例

• 交通手配係
• 宿泊施設係
• レクリエーション係
• 会計係 など

信頼できて責任感のある人に頼ることで、準備の負担が減るだけでなく、計画の精度も高まります。

3.参加者の立場になって考える

満足度の高い旅行を実現させるために、常に参加者の立場になって考えましょう。スケジュールに余裕を持たせるのはもちろん、トイレのタイミングや休憩時間の確保など、細かい配慮ができるよう心がけてください。また、アレルギーや食の好みなども事前に確認しておくと安心です。

準備の段階で意見を募る場を設けることで、参加意欲が高まりやすくなります。

プラン作成も当日サポートもおまかせ！ビズクルでラクラク社員旅行

社員旅行の幹事を任されると、「何から始めればいい？」「準備や当日の進行まで一人でできるかな？」と不安になる方も多いでしょう。そのようなときに頼れるのが、ビジネスユースに特化した貸切クルージングサービス「ビズクル」です。

旅行プランの作成から当日の進行まで、ビズクルでは経験豊富なコンシェルジュが社員旅行に関わる幹事業務をトータルでサポート。スケジュールの調整や船上イベントの企画、料理やドリンクの手配に加え、当日の受付や進行管理まで幅広くお任せいただけます。「誰かに頼れる」安心感があるだけで、幹事の負担はぐっと軽くなります。

また、クルージングそのものも非日常感たっぷりで、海の上で開放的なひとときを楽しめるのが魅力です。美しい景色とともに味わう船上料理やドリンクも、参加者にとって特別な思い出になるでしょう。

社員旅行を成功させたい方や企画にお悩みの方は、この機会にビズクルを活用して、幹事も参加者も楽しめるひとときを実現してみませんか。

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