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2025.06.11
懇親会や飲み会の幹事を任されたけど、「何から始めればいいの？」と不安になる方も多いのではないでしょうか。
段取りが悪いと「幹事ができない人」と思われてしまうことも。
しかし、ポイントを押さえて事前に準備すれば、初めてでも安心してイベントを運営できます。
今回は、できないと思われてしまう幹事の特徴や頼れる幹事として飲み会を成功させるためのポイントを紹介します。
目次
幹事として信頼を得るには、いくつかの重要な資質が求められます。しかし、以下のような特徴があると、「この人に幹事は任せられない」と思われてしまうことも少なくありません。
幹事に求められるのは、単なる会場の予約や日程調整だけではありません。
参加者一人ひとりに気を配り、全体を見ながらイベントを進めることが大切です。
関連記事：飲み会幹事のよくある失敗例と準備・司会進行のポイント
幹事として飲み会や懇親会などのイベントを成功させるためには、事前の準備が重要です。ここでは、幹事が当日までにしておく準備を9つ紹介します。
まずは懇親会や歓迎会など「何のための会なのか」を明確にすることが大切です。新入社員歓迎会、送別会、部署の懇親会など、会の目的によって準備の内容も進行の演出も変わってきます。
▼ポイント
日程調整は、トラブルが起きやすいポイント。人数が多い場合は特に、1か月以上前から動き出しましょう。
▼ポイント
出欠確認はできるだけ早く行います。人数に応じて、会場の広さ・料理内容・会費が大きく変わります。
▼チェックポイント
幹事が一番責任を感じる部分が「お金の管理」です。全体のバランスを考え、現実的な予算配分を行いましょう。
▼予算に含めるもの
会場の雰囲気や料理の満足度は、参加者の印象を左右します。以下のポイントをチェックし、必要であれば下見を行うと安心です。
▼選び方のコツ
進行に沿ったタイムテーブルを作成し、司会や進行役が幹事以外の場合は当日の流れを共有しておくと混乱を防げます。
席次は、参加者の立場や関係性に配慮して決めましょう。
一人で全てをこなすのは負担が大きいです。以下のように、役割を細かく分けて「幹事チーム」を作ると安心です。
▼分担例
会の冒頭や中締め、乾杯など、挨拶の場面は会にメリハリを生みます。早めに依頼しておきましょう。
話す時間や内容の希望を伝えておくことで、スムーズに進行できます。
余興をすれば、会場の一体感を高められます。盛り上げるための小道具や景品も準備しておくと良いでしょう。
▼盛り上がる余興例
幹事を任されたら、プレッシャーを感じる方も多いかもしれません。しかし、ちょっとした工夫で、誰でも「頼れる幹事」になれます。ここでは、幹事を務める際のポイントを紹介します。
幹事の仕事は多岐にわたるため、一人で全部やろうとすると負担が大きくなります。そのようなときは、周囲の信頼できるメンバーに協力を依頼しましょう。
受付や会計、司会、買い出しなど、あらかじめ役割を明確に分担することで、準備から当日運営までがスムーズに。テンポよく会が進行できれば、参加者からも「段取りがよくて安心できる」という好印象を持ってもらえます。
幹事の仕事をスムーズに進めるためには、便利なツールの活用が欠かせません。
例えば『調整さん』や『LINE投票』で日程調整をしたり、『Googleスプレッドシート』を使って出欠を管理したりすると便利です。
うまく活用することで、無駄な手間を省いて準備がグッと楽になります。
幹事の役割は当日の進行だけでなく、日程調整やスピーチ依頼など、事前準備の段階からすでに始まっています。なかでも、会場選びはイベントの成功を左右する重要なポイントです。
会場選びでお悩みなら、海の上という特別なロケーションを楽しめる「ビズクル」の貸切クルージングがおすすめです。参加人数や目的に合わせたオーダーメイドプランをご提案し、経験豊富なコンシェルジュが幹事様をサポートします。
司会進行や余興のご相談も可能なので、幹事様も参加者と一緒にイベントを楽しめます。
「幹事としてイベントを成功させたい」とお考えでしたら、まずはビズクルにご相談ください。
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