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2025.10.15
飲み会やイベントで幹事を任された際、参加者のドタキャン問題に頭を悩ませた経験はありませんか？直前のキャンセルは人数調整や会計に影響し、せっかくの会の雰囲気を壊してしまうこともあります。
今回は、幹事が事前にできるドタキャン対策や、実際に起きた際の柔軟な対応方法、ドタキャンに関するよくあるQ&Aについて解説します。
安心して準備を進め、当日もスムーズに会を成功させるためのポイントを押さえていきましょう。
万が一ドタキャンが発生した場合は、焦らず迅速に対処することが被害を最小限に抑え、会の雰囲気を守る鍵となります。
ドタキャンが発生した際、幹事がまずやるべきことをご紹介します。
ドタキャンが出たら、まずは店舗や会場に連絡を入れましょう。人数変更や料理のキャンセルが間に合うかどうか相談します。
お店によっては柔軟に対応してくれる場合もありますが、直前だとキャンセル料が発生するケースも多いため、事前にルールを確認しておくことが大切です。
ドタキャンによる料金負担の方法は、主に以下の4パターンです。
どの方法を選ぶかは状況によりますが、いずれにせよ、お金に関わることなので幹事一人で抱え込まず、ほかの参加者にも共有して対処することが大切です。
ドタキャンが出てしまった場合、代わりに参加してくれる人を探すのも一つの方法です。
急遽誘える友人や同僚がいないか参加者に聞く、メンバーが限定されていない会であればSNSなどで募集するなどの方法があります。
あくまで最終手段のため、相手へ無理強いせず気軽に参加できる人がいたらお願いしましょう。
ドタキャンは、事前のちょっとした工夫で発生率を下げることができます。「うっかり」や「無責任なキャンセル」を防ぐ具体的な方法をご紹介します。
どんなに楽しみな予定でも、人はうっかり忘れてしまうこともあります。これを防ぐために丁寧なリマインドは欠かせません。
共通のアプリがあれば、リマインド設定をしておきましょう。開催日の数日前と前日に、日時・場所・会費などを改めてメールで連絡する方法もおすすめです。
また、「○月○日以降のキャンセルは、キャンセル料○○円が発生します」といったお店のキャンセル規定を共有しておくと安心です。
お店の雰囲気や料理などの魅力を具体的に伝えて、「行きたい！」と強く思ってもらうこともドタキャン対策として有効です。
飲み会の企画内容にも工夫を凝らし、特別感を伝えることで参加のモチベーションアップにつながります。
会費の事前徴収もドタキャン対策には効果的です。事前にお金を支払うことで参加者に当事者意識が芽生え、安易なドタキャンを防ぐことが期待できます。
当日集金による幹事の負担が軽減できる点も魅力です。
関連記事：飲み会の幹事に必要な6つの心得！成功させるためのチェックリストも紹介
幹事を悩ませるドタキャン問題について、Q&A形式で解説します。
ドタキャンを繰り返す人は参加者やお店に迷惑をかけるため、今後の付き合いを考える必要があります。やむを得ない事情がある場合は仕方ありませんが、不誠実な相手には注意が必要です。
次回誘う場合は、事前にキャンセルポリシーを明確に伝えることでトラブル防止につながります。
当日、無断キャンセルが発生した場合、まずお店に事情を説明し謝罪したうえでキャンセル料について相談します。ドタキャンした本人には後日連絡をし、事故や病気などやむを得ない事情がなければ悪質と判断せざるを得ません。
キャンセル料は全額請求し、次回の誘いは慎重に検討しましょう。
幹事が損をしないためには、キャンセルポリシーや費用負担ルールを明示するなど事前対策を行いましょう。会費を事前徴収して返金調整すれば、幹事の負担を防げます。
予約時は少なめの人数で押さえ、当日増える可能性をお店の人と相談しておくのも有効です。
ドタキャンは幹事にとって頭を悩ませる大きな問題ですが、事前の工夫で負担を大幅に減らすことができます。
キャンセルポリシーや費用負担のルールをあらかじめ参加者全員に共有しておけば、トラブルを未然に防ぐことが可能です。また、当日ドタキャンが発生しても、店舗への迅速な連絡や代わりとなる参加者を探すなど冷静な対応で解決できるケースもあります。
ビズクルでは、参加を迷っている人でも「行きたい！」と思える魅力的なプランを多数ご用意しています。
会の目的や参加者の好みに合わせて、料理やドリンク、運航コースまで自由に選択可能です。
事例紹介：貸切クルーズで懇親会！寿司＆ロブスター付きBBQで非日常を満喫
会場となるのは貸切のクルーザー。参加人数や雰囲気に合わせたクルーザーを選ぶことで、これまでにない特別な会になること間違いなしです。
ドタキャンを防ぎ、参加者全員が楽しめるイベントをビズクルで実現してみませんか？経験豊富なコンシェルジュが丁寧にサポートします。
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