会社のBBQで幹事を任されたら？準備の流れと成功させるコツ

社内の親睦を深めるイベントとして人気の高いBBQ。開放的な空間でおいしい肉を囲めば、部署や役職の垣根を超えたコミュニケーションが自然と生まれます。

しかし、いざ幹事を任されると「何から準備すればいいのか」「失敗したらどうしよう」と不安に感じる方も多いはず。BBQの成功には、事前の段取りが欠かせません。

そこで今回は、初めて幹事を務める方でもスムーズに進められるよう、準備のスケジュールから持ち物チェックリスト、当日の流れ、そして成功のコツまでを徹底解説します。

会社イベントクルージング

【全体スケジュール】会社でBBQ！幹事の準備を流れでチェック

スケジュールを立てるためのチェックリスト

会社でBBQを開催する場合は、段階的に準備を進めることが成功のポイントです。直前になって慌てないよう、計画的に進めましょう。

ここでは、幹事が押さえておきたい準備の流れをご紹介します。

まずはイベントの基本となる日程や会場を決め、社内へ開催案内を始めます。

項目	内容
日程の決定	出席率を高めるため、役員や主要メンバーの予定を事前に確認して決定します。
会場の予約	人気のBBQ会場は数か月前から予約が埋まることもあります。手ぶらプランのある施設や、食材持ち込み可能な公園などを比較し、早めに予約しましょう。
告知と出欠確認	社内掲示板やチャットツールを活用し、イベント開催の案内と出欠確認を行います。

イベント内容を具体的に決め、必要な準備を進めます。

項目	内容
会費の決定	全体の予算を計算し、参加者の負担になりすぎない会費を設定します。
備品・食材の手配	自分たちで用意する場合はメニューを決め、紙皿や炭など保存がきく備品から順にそろえます。

打ち合わせをする2人

当日の運営がスムーズに進むよう、役割分担を明確にします。

項目	内容
役割分担	買い出し、設営、受付、進行、片付けなど、当日の担当を決めて共有しておきます。
最終人数の確定	会場への最終報告や食材の発注を締め切ります。

準備漏れがないかをチェックし、当日の流れをイメージしておきましょう。

項目	内容
天気予報の確認	天気予報を確認し、雨天時の判断基準（決行か中止か）を関係者にあらためて共有します。
買い出し	肉や野菜などの生鮮食品を中心に、必要な食材や不足している備品を購入します。

会社イベントクルージング

BBQに必要な軍手や火箸

会社のBBQでは、食材や機材だけでなく、受付や衛生面に関わる備品まで網羅して準備することが大切です。特に、会場によって「レンタルに含まれるもの」と「自分たちで持参するもの」が異なるため、事前確認が欠かせません。

以下のカテゴリ別リストを活用し、漏れがないか確認しましょう。

カテゴリ	準備物
必需品	コンロ、炭、網、トング（肉用・炭用）、着火剤、ライター
調理・飲食	包丁、まな板、キッチンバサミ、アルミホイル、皿、コップ、割り箸
衛生・掃除	ゴミ袋（分別用）、ウェットティッシュ、キッチンペーパー、洗剤、スポンジ
その他便利グッズ	軍手、うちわ、クーラーボックス、保冷剤、ブルーシート、簡易救急セット

クーラーボックス

参加人数が多い場合、ゴミ袋やウェットティッシュ、飲み物用の保冷スペースは不足しがちです。会場の設備やレンタル内容を確認したうえで、必要なものを過不足なく準備しましょう。

タイムスケジュール

BBQ当日は準備や対応に追われ、想像以上に時間が早く過ぎていきます。スムーズに進行し、幹事自身も楽しめる余裕を持つために、あらかじめ全体の流れを把握しておきましょう。

進行	内容
1.集合・設営	火起こしは時間がかかるため、早めに準備を始めます。あわせて受付を設置し、参加者から会費を集めます。
2.開会・乾杯	幹事または上席の方に挨拶をお願いし、その後乾杯を行ってBBQをスタートします。
3.調理・歓談	焼きムラが出ないよう担当者同士で連携を取りながら進めましょう。幹事は参加者同士の交流が特定のメンバーに偏らないよう、会場全体に気を配りながら声をかけることが大切です。
4.企画	ビンゴ大会や簡単なゲームなどを取り入れると、会場が盛り上がり、部署を越えた交流のきっかけにもなります。
5.閉会・片付け	中締めの挨拶を行った後は、ゴミの分別や備品の回収、片付けを参加者全員で協力して進めましょう。