マガジン
2024.06.24
会社に新しい仲間を迎えるための歓迎会。
多くの方が参加したことがあるはずですが、自分が幹事を担当する場合「何から始めたらいいのか分からない」と困っている方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、歓迎会の幹事が行う準備や役割、歓迎会を成功させるためのポイントを紹介します。
目次
歓迎会当日までに幹事がやらなければならないことはたくさんあります。最低でも1ヶ月前から準備を始めると安心です。一人で対応できない場合は、無理せずに手伝いを頼みましょう。
ここでは、幹事の主な仕事内容を紹介します。
幹事の最も重要な仕事の一つは、スケジュールの決定です。
会社で行う歓迎会では、まずは上司に都合のよい日を選んでもらい、日程を決めます。その後、新入社員や参加者に向けて複数の候補を出して日程を選んでもらいます。
アンケートツールを活用すると、効率的に意見を収集できます。
会場選びは、歓迎会を成功させるために欠かせない重要なポイントです。
会社からアクセスしやすいお店を選びましょう。通勤エリアや駅の近くのお店にすれば道に迷う心配もなく、安心です。
また、参加者には事前に食物アレルギーや食べられないものについて聞いておくと、会場選びをスムーズに行えます。
お店が決まったら、なるべく早めに予約をします。人気のある会場はすぐに埋まってしまうため、早期の予約が必須です。
また、メールよりも電話での予約がおすすめです。直接やり取りすることで、より丁寧な対応を受けることができ、希望を伝えやすくなります。
予約の際には、いつまでなら人数変更が可能か、キャンセル料金はかかるかなども必ず確認しておきます。
詳細が決まったら、参加者に決定事項を案内します。メールやチャットツール、社内掲示板など、状況に合わせて最適な方法でお知らせします。複数手段を併用するのも効果的です。
また、会費は会の前日までに集めておくと安心です。当日バタバタと回収していると、スケジュールどおりに進まない可能性があります。
歓迎会当日の大まかな流れは以下のとおりです。
一本締めや三本締めをして歓迎会は終了します。その後、二次会をする場合は幹事が声をかけます。
事前に二次会の場所を決めておき、締めの挨拶の直後に案内をすると、次のお店に誘導しやすいです。
歓迎会は、事前準備と当日の工夫が欠かせません。ここでは、歓迎会を成功させるポイントを紹介します。
歓迎会をスムーズに進行させるためには、リハーサルが大切です。リハーサルを行うことで、時間配分や流れを確認できます。
また、音響設備やプロジェクター、マイクなどの機材が正常に動作するかの確認も必要です。各担当者の役割分担を明確にすれば、万が一のトラブルに備えられます。
歓迎会を盛り上げるためには、余興も重要なポイントです。会社のイベントというと、どうしても堅苦しい内容になってしまいます。
しかし、主役は新しい環境に慣れていない新入社員です。リラックスしてもらうためにも定例どおりの内容で進めるのではなく、楽しく参加できる余興があると、雰囲気も明るくなります。
参加者全員が楽しめるゲームやクイズは、歓迎会を盛り上げるための定番です。チーム対抗のクイズ大会やビンゴゲームなど、簡単で参加しやすいものがおすすめです。
歓迎会は、チームに慣れていない新入社員との交流を深め、会社の雰囲気を肌で感じてもらう貴重な機会です。しかし、年に一度の行事ということもあり、会場選びに頭を悩ませる幹事様も多いのではないでしょうか。
そのような方におすすめなのが、貸切クルーザーを会場にする歓迎会です。クルーザーでの歓迎会は、普段とは違う特別な空間でのひとときを演出します。海上を進むクルーザーからの眺めは非日常的な雰囲気を楽しむことができ、新入社員にとっても忘れられない思い出となるでしょう。
ほかのお客さんを気にせずに盛り上がることができるため、出航後はレストランの個室よりもプライベートな空間を楽しめます。
また、ビズクルの貸切クルージングは余興におすすめなオプションサービスも豊富です。雰囲気や人数、参加者の年代などに合わせてオプションサービスを選べば、歓迎会を盛り上げられます。
新入社員だけでなく参加者全員が楽しめる歓迎会にするために、ぜひビズクルの貸切クルージングをご検討ください。
クルージングの企画・演出・料理などプランから
弊社コンシュルジュが完全サポートいたします。
初めてのクルージングでもご安心ください。
03-6435-0518
