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2024.11.27
取引先との忘年会は、信頼関係を築いて関係性を深める貴重な機会です。
幹事を任された場合、事前の準備から当日の進行・挨拶など、取引先に失礼がないよう気をつけたいポイントがたくさんあります。また、参加した誰もが楽しめるような企画を考えるのも幹事の仕事です。
そこで今回は、取引先との忘年会を成功させるために幹事が気をつけたいポイントを解説します。忘年会にぴったりの貸切クルージングについてもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
取引先との忘年会の幹事は、会社全体の印象を左右する重要な役割を担います。ここでは、当日までに幹事が行う仕事について見ていきましょう。
最初に行うのが忘年会の日程調整です。取引先へ開催日時や会場の連絡を入れる必要があるため、早くて2ヶ月前、遅くとも1ヶ月半前には動き始めなければなりません。
日程調整をするうえでのポイントは、社長や役職者といった多忙な方のスケジュールを優先し、調整を進めることです。社長や役職者の参加できる日が絞れたら、いくつかの候補日を全体に伝えて、参加の有無についてアンケートを取りましょう。
忘年会の予算決めでは、料理や飲み物代だけでなく、余興に必要な備品や景品代などを含めて考えます。
忘年会は、参加者の範囲や会の内容によって経費として計上が可能です。取引先との忘年会は、勘定科目を「交際費」にすることで経費計上できるため、会社の経理に確認して予算を設定しましょう。
取引先も参加する忘年会では会場選びに力を入れたいところです。会場の雰囲気や料理・飲み物が参加者の好みに合うか、予算内に収まるかなどをポイントに会場を選びます。
また、余興を行う場合は、個室の有無や設備などについても確認が必要です。参加しやすい立地、内装やメニューの内容が特別感のある会場なども意識して選びましょう。
なるべく多くの方に参加してもらうためには、日時や会場が決まった時点でできるだけ早く案内状を送付することが大切です。
取引先には郵送で案内状を送付し、社員には社内メールを一斉送信して周知するなど、相手に合わせた方法で伝えましょう。
当日のプログラムや席次について決めていきます。
席次は、取引先や上司は上座、新入社員や幹事は下座と、失礼のないように注意を払って決めていく必要があります。
また、挨拶を依頼する場合は早めにその旨を連絡しておくことが大切です。開宴や締めの挨拶を幹事が担う場合は、当日までに文章を考えておきましょう。
余興の企画も幹事の仕事です。取引先の方も含めて、参加者全員が楽しめるような余興を企画するのがポイントです。
余興の内容によっては、備品の準備や景品の手配も必要になります。会場での準備や余興のフォローについても、事前に確認しておきましょう。
忘年会の当日は、下記の流れで進めるのが一般的です。
幹事は、受付開始時間の30分前には会場入りして準備を行います。時間どおりスムーズに進行していくためにも、会場のスタッフと細かいところを打ち合わせしておくことを忘れないでください。
忘年会が始まったら、会場全体に気を配り、参加者が楽しめているか、料理やドリンクはみんなに行きわたっているかを見ておきましょう。
また、帰り道の案内や二次会の説明、会場の忘れ物チェックなども行います。やり残したことがないか、自分だけのタスク表を準備しておくと便利です。
取引先との忘年会は、社内だけで行う忘年会とはまた違った緊張感があります。
忘年会の挨拶は、場の雰囲気を大きく左右する重要な役割があります。特に、取引先の方が参加する忘年会では、丁寧かつ印象的な言葉を選ぶことがポイントです。
▼文例
| 皆様、本日はお忙しいなか、○○社の忘年会にご参加いただき誠にありがとうございます。本日、幹事を務めさせていただきます○○部の○○と申します。至らない点があるかもしれませんが、どうぞよろしくお願いいたします。
今年一年は、皆様のおかげをもちまして、無事に業務を進めることができました。心より感謝申し上げます。 本日は、日頃の感謝の気持ちを込めて、この場を設けさせていただきました。 リラックスした雰囲気で素敵な時間を共有できれば幸いです。どうぞ、最後までごゆっくりお過ごしください。 |
はじめの挨拶を幹事が行う場合、必ず自己紹介をします。また、感謝の気持ちを述べることも忘れないでください。
▼文例
| 皆様、盛り上がっているところ恐縮ですが、お時間の関係で締めの挨拶をさせていただきます。
本日はお忙しいなか、忘年会にご参加いただき誠にありがとうございました。 今年一年は、〇〇様のおかげで、弊社は大きな成長を遂げることができました。心より感謝申し上げます。来年も皆様との信頼関係を深め、よりよい成果につながるよう努めてまいりますので、引き続きご指導ご鞭撻（べんたつ）のほど、どうぞよろしくお願いいたします。 今後とも末永いお付き合いを祈念し、本日の締めの挨拶とさせていただきます。本日はありがとうございました。 |
締めの挨拶では、来年の更なる発展を期待する言葉を入れましょう。
取引先との忘年会を成功させるには、会場選びも重要です。
定番といわれるレストランやホテルの宴会場も良いですが、特別感や楽しさを演出できるユニークな会場を選ぶことで、より印象深いすてきなひとときを過ごせます。
ビズクルの貸切クルージングは、完全オーダーメイドのプラン作成が可能で、2~550名様まで乗船可能なクルーザーを70隻以上取り揃えているので、大人数になりがちな忘年会にピッタリの会場です。人数に合わせたクルーザーを貸切にできるだけでなく、ご希望に合わせた料理メニューや船内装飾もできます。
完全貸切のため、なかなかほかの会場ではできない演出も周りを気にすることなく存分に盛り上ることができ、参加した誰もが楽しんでいただけること間違いなしです。
ビズクルでは、余興にぴったりなオプションもジャンル豊富にご用意しています。ベリーダンスやマジックショーなど見て楽しめる演出や、マグロの解体ショーやバルーンリリースなど体験を楽しめるものなど忘年会の雰囲気に合わせて選んでみてください。非日常な贅沢感から自然と会話も盛り上がり、取引先との信頼関係もより一層深まるはずです。
取引先との忘年会の幹事を任されて会場選びや企画にお困りでしたら、ぜひビズクルまでご相談ください。
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