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2025.01.01
忘年会幹事の役割は多岐にわたり、準備段階から当日までさまざまなことをこなす必要があります。「忘年会の幹事を任されたけれど、何から始めればいいの？」「幹事に慣れていないから不安」という方は多いのではないでしょうか。
幹事の仕事で失敗しないためには、やらなければならないことや役割についてしっかり確認することが大切です。
今回は、忘年会の幹事の役割や失敗しないためのポイントを解説します。初めての幹事でも安心なクルージングサービスもご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
目次
幹事は、忘年会を円滑に進めるために、事前準備から運営までをまとめる役割があります。
事前準備では、日程調整や会場選定、企画・プログラム作成などが含まれます。もちろん予算の管理も幹事の役割です。当日スムーズに進行するために、事前準備はしっかりしておく必要があります。
忘年会当日は、受付や司会をはじめ、さまざまなサポート業務を行うのが幹事の役割。大変な業務ではありますが、スムーズに進行することができれば普段の仕事への評価がアップすることにもつながります。
「幹事を任されて面倒」と捉えるのではなく、自分の腕を見せる機会と考えて取り組みましょう。
忘年会の幹事の仕事は、実にさまざまです。やることは多いものの、事前準備や当日やることの要点を押さえておけばスムーズに進行できます。
開催日時の調整は、忘年会を開催するうえで重要です。役職者や招待者のスケジュールを確認したあと、いくつか日程をピックアップし社内アンケートを取ると良いでしょう。会場の選定や予約のことを考えると、開催日時は早めに確定させることをおすすめします。
会場の選定では、日時・アクセス・貸切の可否などを確認し、実際に利用した方の口コミもチェックして決めていきます。忘年会シーズンは予約が取りにくくなるため、会場が決まったら1ヵ月前までには予約しましょう。大人数で開催する場合や人気の会場を利用する場合は、余裕を持って2ヵ月前には予約しておくと安心です。
また、各挨拶や余興・出し物を依頼する必要がある場合、準備する期間を設けるためにも、忘年会の2週間前には依頼しておきます。
開催日時や会場、ある程度プログラムが決まったら、案内状を送付します。社内の参加者には案内メールを一斉送信、取引先には案内状を郵送しましょう。
幹事は、受付開始の30分前には会場に到着し、会場スタッフと料理内容や設備などの確認をします。参加者へ案内できるよう、トイレや喫煙所の場所も確認しておくと良いです。
受付では参加費を集めたり、席へ案内したりします。インターネット振込で事前に参加費を徴収している場合は、二重徴収にならないよう気をつけてください。
幹事が司会をする場合は、スケジュールや会場の様子を見つつ、プログラムを進行していきましょう。余興が盛り上がるようにサポートするのも幹事の役割です。
会場の支払いを行うタイミングとしては、締めの挨拶の前が良いです。大切な挨拶のときに席を外している状態にならないように気を付けましょう。また、適切な支出であったか確認できるよう、翌日以降に会計報告を行うことも忘れないようにします。
二次会を開く場合は、参加する方を二次会会場へ案内します。帰宅する方には、最寄りの駅やバス乗り場、タクシー乗り場などを伝えましょう。
初めて幹事を任された方や慣れていない方は、失敗しないためのポイントを確認しておきましょう。
忘年会の幹事として失敗しないために、オンラインツールを活用する方法があります。
おすすめは、日程調整ツールの「調整さん」。参加者全員が同時に日程候補を確認し、リアルタイムで自分の都合を入力できます。参加者からの返事をまとめる手間が省け、素早く最適な日程を見つけられるため、幹事の負担も減らせます。
幹事はやることが多いため、「やることリスト」や「進行表」などを当日までに作成しておきましょう。これにより、やるべきことを忘れたり進行が止まったりといったことを防ぎます。
メモした内容で問題なく進行できるか不安な方は、幹事の経験がある方に見てもらうと安心です。
忘年会で初めて幹事をするとなると、「準備は間に合うか」「当日うまく進行できるか」などの不安がつきものです。そのような方は、クルーズサービスの「ビズクル」を利用してみませんか？会場が船上という非日常体験できる忘年会で、参加率アップはもちろん、盛り上がること間違いなしです。
ビズクルでは、忘年会のプラン作成から当日の進行まで、経験豊富なクルーズコンシェルジュや担当スタッフが幹事様をしっかりサポートいたします。
忘年会に欠かせない余興や演出もオプションで追加が可能。幹事様の準備やサポートにかかる負担を軽減します。
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