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2025.01.29
打ち上げは、イベントやプロジェクトなどが区切りを迎えたあと、労をねぎらう意味で開催されることが多いです。そのような打ち上げで幹事を任された場合、「何から準備すればいいの？」「打ち上げを成功させるコツが知りたい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
幹事の役割は、打ち上げの成功を左右する重要なポジション。しっかりと準備を進めることで、参加者全員が満足する素晴らしい会にできます。そこでこの記事では、準備から当日まで幹事の仕事の手順や、成功のコツを詳しく解説していきます。
目次
打ち上げの幹事が担当する仕事は多岐にわたります。開催日や予算、会場選びなど、どれも打ち上げの成功に直結する重要なものばかりです。それぞれのポイント
を押さえながら進めていきましょう。
打ち上げの日程と時間を決定する際には、主役や管理職のスケジュールを優先させましょう。まず、主役や上司の都合を確認し、候補日を3日程度に絞り込みます。その後、ほかの参加者にも意見を聞き、最終的な日程を調整しましょう。
日程調整は手間がかかる仕事ですが、無料のオンライン日程調整ツールを活用することで効率よく進められます。
予算の管理も幹事の重要な役割です。一人あたり4,500円程度を目安に、お手頃価格で楽しめるお店やコースを選ぶと、参加者の負担を軽減できます。また、お酒を飲む方が多い場合には、飲み放題付きのプランがある会場を選ぶことを仮定して予算を決定していきましょう。
費用は、打ち上げ当日のトラブルを避けるため、事前に徴収するのが望ましいです。
会場を選ぶ際には、以下のポイントを意識しましょう。
会場の広さ
参加者が快適に過ごせるスペースを確保します。広すぎると落ち着きに欠け、狭すぎると窮屈に感じるため、参加人数に見合った広さの会場を選ぶことが大切です。
アクセスの良さ
駅や会社から近く、わかりやすい場所を選ぶと、参加者がスムーズに会場へ到着できます。行きにくい場所は、参加意欲を下げる原因になりかねません。
設備の充実度
参加者が不便を感じないよう、必要な設備がそろっているかを事前に確認します。例えば、音響設備やプロジェクターなど、イベントに必要なものがそろっているかチェックしましょう。
可能であれば、実際に会場を訪れて雰囲気や設備を確認しておくと、安心して当日を迎えられます。
打ち上げ当日はスムーズな進行を心がけ、全員が楽しめる場を作ることが幹事の役割です。以下は、進行の一般的な流れです。
開始15分〜30分前に到着し、会場の最終チェックや案内・受付を行います。幹事が簡単な挨拶を行い打ち上げをスタートさせます。乾杯の挨拶や中締めの挨拶などは、事前に依頼しておくようにしてください。
食事や歓談中は周囲を気にかけ、飲み物や料理の補充にも注意しましょう。場が温まったころに余興や出し物を行い、全員で楽しめる時間を作ります。余興の内容は、あまり長くならないように調整すると良いでしょう。
中締めの挨拶で区切りをつけ、閉会の挨拶で感謝の気持ちを伝えます。もし二次会が予定されている場合は、その案内も忘れずに行いましょう。
打ち上げを成功させるには、ゲームやアクティビティを取り入れるのが効果的です。会場も打ち上げの盛り上げを左右する重要な要素になるので、慎重に選びましょう。
シンプルで参加者全員が楽しめるゲームが効果的。例えば、ビンゴ大会やクイズ、カラオケなどは、ルールが簡単で誰でも気軽に参加できるためおすすめです。また、順位が決まるゲームであれば、賞品を用意しておくとより盛り上がるでしょう。
参加しやすい場所を選びましょう。駅や会社からアクセスしやすい場所で、設備が整っていると参加者が快適に過ごせます。会場の雰囲気も大切なので、事前に足を運んで確認することをおすすめします。
記憶に残る打ち上げを演出するための会場をお探しでしたら、完全貸切クルーズの「ビズクル」がおすすめです。ビズクルでは、ビジネスユースにも特化した高級感あふれるクルーザーをご用意しています。豪華な内装で打ち上げをゴージャスに演出してくれること間違いなしです。
また、ビュッフェやBBQ、寿司などの船上料理も楽しむことができます。食事にこだわりがある方にも満足していただけるメニューが豊富で、参加者を楽しませる要素が満載です。
マグロの解体ショーやバルーンリリースなどを取り入れることも可能。このような余興は、打ち上げの雰囲気をさらに盛り上げてくれます。完全貸切の空間ですので、ほかのお客さんを気にすることなく楽しめます。
船上での打ち上げは普段と違った雰囲気を楽しむことができ、参加者全員に印象を残すことができるビズクルでのクルーズ。打ち上げを成功させたい方は、この機会にビズクルの利用を検討してみてください。
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