新入社員の歓迎会で幹事を任された！基本的な流れや幹事の仕事を解説

新入社員の歓迎会で幹事を任された際に、「幹事がやるべきことはなに？」「新入社員を楽しませるためのコツを知りたい」と悩む方もいるでしょう。とくに幹事を初めて任された場合、どこから手をつければ良いのか分からない方も多いですよね。

幹事にはさまざまな役割がありますが、事前準備と当日の流れをしっかり把握しておくことで、スムーズに進めることができます。

今回は、新入社員の歓迎会で幹事がおこなう基本的な仕事や流れ、成功させるポイントについてご紹介します。

 

新入社員歓迎会の幹事が事前に準備しておくこと

新入社員歓迎会を成功させるためには、事前の準備が欠かせません。以下の準備項目を順を追って進めることで、スムーズに幹事の役割をこなすことができます。

1.日程調整

日程調整はできるだけ早めに行いましょう。遅れると、参加者の予定が埋まる可能性があるためです。日程調整をする際は、回答の締め切り期限を設定したアンケートを活用し、希望日を集計すると良いでしょう。日程調整ツールを使うと、効率的に日程の管理が可能です。

2.担当者に依頼

歓迎会でのスピーチや余興を担当する方を決めて依頼をします。その際、進行の目安時間や流れを伝えておくと、依頼された方も当日の動きがイメージしやすくなります。幹事は、当日進行の流れを忘れないよう、タイムテーブルを用意しておくと良いでしょう。

3.会場選びと予約

会場選びの際は、アクセスの良さを重視しましょう。職場から会場までのアクセスが良ければ、参加者が迷うことなく到着でき、参加率がアップにもつながります。

会場の予約時には、日時や人数などの必要な情報を会場側に伝えます。お店の雰囲気を確認したり要望のやりとりを円滑にしたりするために、電話で予約するのがおすすめです。

4.案内の送付

参加者全員に案内を送付します。案内には、以下の情報を含めましょう。

• 宴会の名称
• 開催日時
• 会場の場所
• アクセスマップ
• 幹事の連絡先
• 会費詳細
• 会費の徴収方法

会費の徴収時をスムーズに進めるため、おつりのないよう用意することも記載すると良いです。

新入社員の歓迎会の基本的な流れ

新入社員の歓迎会は、以下の流れで進行します。幹事は進行に沿ってスムーズに会を進めるために、各段階をしっかりと確認しておきましょう。

1. 司会による挨拶（開会宣言）
2. 代表挨拶
3. 乾杯の挨拶
4. 歓談や食事
5. 新入社員の挨拶
6. 余興
7. 中締めの挨拶
8. 締めの挨拶（閉会宣言）

歓迎会は、司会者の挨拶から始まります。開会宣言のあと自己紹介をして、会の進行予定やスケジュールを参加者に伝えましょう。その後、役職が上の方に代表挨拶をお願いし、新入社員を歓迎する言葉を述べてもらいます。挨拶の長さは3分程度が目安です。

次に、乾杯の挨拶を行い、歓談と食事の時間を30分程度設けます。続いて、新入社員一人ひとりに簡単な自己紹介と抱負を発表してもらいましょう。

新入社員の挨拶が終わったら、余興やゲームを行い、会場を盛り上げて参加者同士の親睦を深めます。その後、中締めの挨拶で会を一区切りつけ、会が終わりに近付いたら、締めの挨拶をして終わります。締めの挨拶では、一本締めや三本締めなどで締めるのが一般的です。

歓迎会のあとに二次会を予定している場合は、参加者に次の会場を案内します。あらかじめ二次会会場へのアクセスマップを配布しておくのもおすすめです。

新入社員が楽しめる歓迎会にするポイント

新入社員が楽しめる歓迎会にするには、企画や料理にこだわることが大切です。以下の2つのポイントを詳しく見てみましょう。

1.親睦を深める企画で場を和ませる

新入社員が楽しめる歓迎会にするためには、親睦を深める企画を取り入れることが重要です。歓迎会の場は楽しい雰囲気ですが、新入社員の中には緊張してしまう方がいるかもしれません。そのため、気持ちをリラックスさせながら参加者同士の交流が深まる企画を用意しましょう。

例えば、「人狼ゲーム」や「自己紹介ゲーム」、「伝言ゲーム」などは、自然に会話が生まれるためおすすめです。また、景品を用意すれば、参加者の意欲をさらに高められ、会場全体が盛り上がるでしょう。

2.主役をもてなす料理

歓迎会では、新入社員が主役であることを意識し、料理にも配慮することが大切です。事前に新入社員の好みやアレルギーの有無を確認し、それに応じたメニューを提供できる会場を選ぶと良いでしょう。新入社員が直接要望を伝えにくい場合を考慮して、匿名形式のアンケートを活用するのも効果的です。

料理にこだわることで、新入社員が「歓迎されている」と感じられる場を演出し、良い思い出を作ることができます。

新入社員歓迎会は会場選びにもこだわろう

新入社員歓迎会を成功させるためには、会場選びにもこだわりましょう。会場の雰囲気や設備によって、参加者の快適さや会の印象が大きく変わるからです。特に、新入社員がリラックスして楽しめる場を提供するためには、雰囲気の良さや利便性に優れた会場を選ぶことがポイントとなります。

そこでおすすめなのが、ビジネスユースに特化した完全貸切クルーズ「ビズクル」です。ビズクルでは、高級感のあるクルーザーとハイクオリティな料理に加え、演出オプションを組み合わせて、歓迎会にふさわしい体験を提供します。

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