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2025.03.14
歓迎会の幹事を任されたものの、「何から手をつければいいの？」「成功のコツが知りたい」と悩んでいませんか？スムーズに準備を進め、歓迎会を成功へと導くためには、幹事のやるべきことをしっかり押さえることが大切です。
今回は、歓迎会の計画から当日の進行までの流れを詳しく解説。さらに、特別感のあるクルージングサービスもご紹介します。幹事として万全の準備を整え、参加者全員が楽しめる歓迎会を実現しましょう。
目次
歓迎会の幹事に任命されたら、まず、日程調整や参加者のスケジュールの確認、段取りを決めることが大切です。その後、会場選びや参加費の徴収方法を決め、準備を進めましょう。
まず、歓迎会の日程を決めます。参加者の都合を確認し、できるだけ多くの人が参加できる日を選ぶことが大切です。社内イベントや繁忙期などを考慮し、適切な日程を設定します。一斉アンケートや日程調整のツールなどを使うと簡単です。
歓迎会をスムーズに運営するために欠かせないのは、歓迎会の流れを整理することです。事前準備や当日の進行、終了後の対応といったことを一覧にまとめておきましょう。挨拶や余興がある程度決まったら、当日の進行表を作成し、挨拶をする方や時間配分などをメモしておくと良いです。
いくつかの会場候補を挙げ、可能であれば下見を行い決定します。ネットの口コミや写真で雰囲気を確認できますが、アクセスの良さや清潔感、スタッフの対応、会場の広さなどは実際に訪れてみないと分かりません。参加者が快適に過ごせるよう、慎重に選びましょう。
参加費の徴収方法を決めることも重要な準備です。徴収方法が曖昧だと、参加者がどのようにお金を払うべきかがわからず、混乱する恐れがあります。事前に集めるのか、当日に回収するのか決め、参加者に周知しましょう。徴収リストを作成し、支払い済みを確認できるようにしておくとトラブルを防げます。つり用の小銭も多めに用意してください。
歓迎会の当日は、以下のように進行するとスムーズです。
花束や贈答品、余興で使用するのものを事前に準備し、会場に運びやすい状態にしておきましょう。会社から会場へ向かう場合は、移動時間の15分前には参加者に声をかけ、スムーズに移動ができるようにします。会場に到着したら出席確認を行い、挨拶をする方や余興の担当者にタイミングや時間配分などを案内したうえで着席を促します。
開始時間になったら開会宣言を行い、新入社員の紹介や挨拶を予定通り進行しましょう。余興がある場合は、タイミングを見て案内をし、花束や記念品の贈呈があれば前に出てもらいます。
終了時間が近づいたら締めの挨拶を依頼し、閉会後は幹事が会計処理や忘れ物チェックを行います。二次会がある場合は、参加者をスムーズに誘導しましょう。
歓迎会を成功させるには、参加者全員が楽しめる企画を用意することが大切です。特に、ゲームなどのレクリエーションや、会場選びにこだわることで、より思い出に残る歓迎会を演出できます。
ゲームやアクティビティを取り入れると、場が和み、参加者同士の交流が深まります。例えば、定番のビンゴ大会やクイズ大会を実施するだけでも、場の雰囲気が盛り上がるでしょう。勝敗が決まるゲームを実施する場合は、勝者に景品を用意するとさらに楽しさが増します。
会場選びも歓迎会の成功を左右する重要な要素です。洗練された空間を選べば、特別感のある歓迎会を演出できます。例えば、クルージングを利用すれば、開放的な雰囲気の中で美しい景色を楽しみながら、ぜいたくなひとときを過ごせます。
せっかくならば、主役だけでなくほかの参加者も楽しめる歓迎会にしたいですよね。そのようなときにおすすめなのが、ビジネスユースに特化した貸切クルージング「ビズクル」です。
ビズクルのクルーザーは、高級感あふれる内装が魅力で、企業イベントにも最適。船上からの絶景が楽しめるため、特別なひとときを演出できます。移り変わる景色を眺めながら、豪華なビュッフェやおいしいお酒などを味わえば、新入社員も自然と会話が弾むでしょう。
また、歓迎会を盛り上げる樽酒の鏡開きや忍者パフォーマンスなど、多彩なオプションもご用意しているため、余興やゲームにお悩みでも安心です。
ワンランク上の歓迎会を実現したい方は、この機会にビズクルの利用を検討してみてください。
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