幹事初心者でも安心！暑気払いの進め方と当日のやることリストを徹底解説

夏の暑さを乗り切るために行われる「暑気払い」。最近では、夏の飲み会を暑気払いと称して、職場でのコミュニケーションやチームビルディングの一環として開催する企業も増えています。

しかし、いざ幹事を任されると「何から進めればいいの？」「準備や当日の進行が不安」と悩む方も多いのではないでしょうか。

今回は、暑気払いの目的から準備の手順、当日の動きまでを詳しく解説します。

幹事初心者でも安心して進められるように、ポイントを押さえてご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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暑気払いとは？開催の目的と背景

暑気払いは、夏の暑さを払って健康に過ごすことを願う行事で、その起源は平安時代にもさかのぼると言われています。

現在では、以下のような目的で行われるのが一般的です。

• 夏バテの予防
• 職場内のコミュニケーション促進
• 気分転換・リフレッシュ

特に職場での開催では、部署間の交流やチームの結束力を高める効果も期待できます。夏の暑さに負けず、楽しいひとときを共有することで、社内コミュニケーションが活性化し、チームワークの強化にもつながるでしょう。

また、暑気払いの「払い」には、暑さによってたまった不快感や疲れを払って気分をリセットする、という心理的な意味合いも含まれています。

ただの飲み会ではなく、心身をリフレッシュさせるきっかけとして、多くの企業に取り入れられているのです。

幹事の腕の見せどころ！企画・準備は6ステップ

暑気払いを成功させるためには、事前の段取りがカギ。ここでは、幹事が押さえておきたい企画から準備までの流れを、6つのステップに分けて解説します。

ステップ1：会の基本方針を決める

まず大切なのは、「暑気払いをなぜ行うのか」「参加者はどんな層か」を明確にすること。

カジュアルな飲み会にするのか、それともスピーチや表彰なども含めたフォーマルな雰囲気にするのかによって、会の方向性が大きく変わります。

職場の雰囲気や参加者の年代なども踏まえたうえで、全体のコンセプトを決めましょう。

ステップ2：候補日の設定と出欠確認

次に、日程調整を行います。候補日を2〜3日提示して、参加者に出欠を取るとスムーズです。

職場開催の場合は、部署のイベント予定や繁忙期を避けるなどの配慮も必要。

参加率を高めるためにも、出欠の回答期限をあらかじめ設定しておくと安心です。

ステップ3：予算と会費の決定

会のイメージが固まってきたら、具体的な予算を組みましょう。飲食費、会場費、備品代、演出費などをトータルで見積もり、全体の予算を算出します。

会社負担がある場合はその分を差し引いて、1人あたりの会費を決定。参加者に明確に伝えることで安心感も高まります。

ステップ4：会場の選定と予約

日程と予算が決まったら、会場を選びましょう。屋内外の気温やアクセスの良さ、個室の有無などは要チェックです。

暑気払いでは涼しさを演出できる会場が人気。暑い時期は飲み会の予約も多くなるため、気になる会場は早めの予約がおすすめです。

ステップ5：プログラムと役割分担を決める

当日の進行がスムーズにいくよう、乾杯のタイミングやスピーチ、レクリエーションや自己紹介の有無などプログラムを組み立てます。

また、会費の回収・司会・写真撮影・片付けなど、幹事1人ではこなしきれない役割も多いため、あらかじめサポートメンバーを決めて分担しておくようにしましょう。

ステップ6：最終準備とリマインドを忘れずに

余興やゲームをする場合は、備品準備や進行表などの準備もしておきます。

また、前日や当日の朝に参加者の持ち物確認や、「〇月〇日〇時から〇〇で開催します」といったリマインドメールやチャットを送ることも忘れずに。

万が一のトラブルに備えて、緊急連絡先を共有しておくと安心です。

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当日の動きはコレで完璧！ 幹事のやることリスト

暑気払い当日は、幹事が全体の進行を担うため、事前準備以上に当日の段取りが重要です。

以下は、当日の流れに沿った幹事の具体的な動きです。

▼当日に幹事がやることリスト

1. 早めに会場入りして最終チェック
2. 受付対応と会費の徴収
3. 開会のあいさつと乾杯の進行
4. 歓談中の気配りと進行サポート
5. 閉会のあいさつと二次会の案内
6. 会計処理とお店へのお礼
7. 忘れ物チェック

幹事は進行や対応に追われがちですが、あらかじめ流れを把握し、落ち着いて行動することが成功のカギです。

参加者全員が楽しめるよう、料理や飲み物の状況を確認したり、場に馴染めていない人への声かけを行うなど、細やかな気配りを忘れずに。必要に応じて写真撮影も行いましょう。

そして何より、幹事自身も会の雰囲気を楽しむ気持ちを持つことが大切です。

参加者みんなが楽しめる暑気払いにしよう！

企画から当日の進行まで幹事のやることはたくさんありますが、事前の準備を丁寧に進めておけば、満足度の高い暑気払いが開催できます。

大切なのは、参加者への気配りはもちろん、幹事自身も楽しむ気持ちを忘れないことです。

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海風が心地よい非日常の空間で、参加者はもちろん幹事様自身もリラックスして暑気払いを楽しめます。

準備から当日の進行まで、ビズクルの専任スタッフがしっかりサポートいたしますので安心しておまかせください。

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