マガジン
2025.08.20
宴会の幹事は、企画段階から当日の進行、終了後のフォローまで全ての段取りを担う重要な役割です。幹事の段取り次第で参加者の満足度が大きく変わるため、ポイントを押さえた準備が欠かせません。
今回は、幹事初心者でも安心して取り組める準備のコツと、当日のスムーズな進め方を分かりやすく解説。幹事の負担を減らしつつ、参加者全員が楽しめる満足度の高い宴会を実現しましょう。
目次
宴会を成功させるには、何よりも事前準備が大切です。
ここでは、幹事初心者でも迷わず進められるように、最初に押さえておきたい5つの基本ステップをご紹介します。
まずは、できるだけ多くの人が参加しやすい日を決めましょう。管理職やキーパーソンの予定を確認しながら、候補日を3〜4日ほど挙げておくと安心です。アンケートを取って調整すれば、より多くの人が参加できる日程を決めやすくなります。
あわせて、おおよその予算も決めておきましょう。会社から補助が出るのか、全額会費制なのかを先に確認し、一人あたりの会費を設定しておくと、その後の会場選びがぐっとラクになります。
日程と会費の目安が決まったら、参加者へ案内を送ります。メールや社内チャット、掲示などで広く周知し参加希望者を募りましょう。
案内時に伝えるべきポイントは以下の通りです。
この段階で大まかな人数が分かれば、会場や料理プランの選定がスムーズになります。
参加人数の目安がついたら会場を選びます。人数に合った広さはもちろん、アクセスの良さ、雰囲気、料理の内容も重要です。
プライバシーを確保できる個室や開放感のある空間など、参加者がくつろげる場所を選ぶと満足度も上がります。
人気の会場はすぐに予約が埋まってしまうので、候補が決まったらできるだけ早めに押さえておきましょう。
会場や日程が確定したら、正式な案内を参加者へ送りましょう。出欠の最終確認をするためにも、必要な情報を漏れなくまとめることが大切です。
案内状には、以下の内容をわかりやすく記載します。
出欠回答の期限を設けておくと、参加者がスケジュールを決めやすくなります。また、必要に応じて当日までに1〜2回リマインドを送ると、参加率アップにつながります。
会費は事前徴収にしておくのがおすすめです。当日の支払いがスムーズになり受付時の混雑も防げます。
オンライン決済サービスを活用すれば参加者も気軽に支払いができ、管理も簡単です。
関連記事：「幹事ができない人」と思われたくない！初めてでも失敗しないチェックリスト
当日、幹事は開始前の準備から終了後の忘れ物チェックまで対応します。
宴会成功のために、以下の5つのポイントに注意して進めましょう。
早めに会場入りし、席札の配置や受付の準備を行います。進行プログラムを改めて確認し、司会やスタッフと最終の打ち合わせをしておくと安心です。
余興やゲームがある場合は、景品や備品のチェックも忘れずに済ませておきましょう。万全の状態で参加者を迎えられるよう心がけてください。
受付ではゲストの出欠確認を行い、会費を事前に徴収していない場合はここで集金します。集金はできるだけスムーズに進めるため、釣銭や領収書の準備も忘れずに。
受付が済んだゲストから順に席へ案内し、開宴までリラックスして過ごせるよう配慮しましょう。
宴会中はプログラムに沿って司会進行を行い、場の雰囲気を盛り上げます。
開会や締めの挨拶は上司に依頼するのが一般的ですが、全体の仕切りは幹事の役目。幹事が挨拶をする際は、簡潔でメリハリのある内容を意識しましょう。
宴会終了後は、速やかに店側への支払いを済ませます。事前に会費を徴収している場合は金額を確認し、釣銭や領収書の受け取りも忘れずに。
当日集金の場合は、余剰金や不足が出ないよう注意し、後日清算が必要な場合は早めに対応しましょう。
全員が退席したあと、テーブルや座席の隅々まで確認し、忘れ物がないかチェックすることも幹事の大切な役割です。
もし忘れ物が見つかったら、持ち主へ速やかに連絡し、早めに返却しましょう。
翌日以降も幹事の仕事は続きます。参加者へお礼の連絡はもちろん、会計後の収支報告や宴会の写真・動画の共有を行うと会の満足度がさらにアップ。返金や追加徴収があればこのタイミングで伝えます。
また、挨拶を引き受けてくれた上司や当日フォローしてくれたメンバーには直接お礼を伝えるとスマートな印象になります。次回のために参加者からフィードバックを集めるのもおすすめです。
宴会の幹事は、事前準備・当日の運営・宴会後のフォローと段階ごとの仕事を把握し、計画的に進めれば初心者でも安心です。
もし会場選びに迷ったら、非日常感あふれる貸切クルーザー「ビズクル」がおすすめ。
※中型クルーザー『オリエンタルパール号』
開放的な空間で特別な時間を過ごせるだけでなく、人数に合わせて選べる多彩な船や豊富なジャンルの料理プランをご用意。
それらを組み合わせて、美しい景色を楽しみながらの宴会が実現できます。
ビズクルでは、専任コンシェルジュが予算に応じて最適なプランをご提案します。受付や司会進行のサポートもおまかせできるので、忙しい幹事様も安心です。
次回の宴会は、ぜひビズクルで思い出に残る特別なひとときを演出してみてはいかがでしょうか。
クルージングの企画・演出・料理などプランから
弊社コンシュルジュが完全サポートいたします。
初めてのクルージングでもご安心ください。
03-6435-0518
