懇親会の幹事を任されたら？準備・進行・企画まで丸ごと解説

会社や部署の懇親会は、日ごろの業務から離れて社員同士がコミュニケーションを深め、チームの結束を高める重要なイベントです。

しかし、初めて幹事を任された方は、「何から手を付けていいかわからない」「参加者に楽しんでもらえるか不安」といった悩みを抱えているかもしれません。

そこでこの記事では、懇親会の企画・準備・当日の運営まで、幹事として押さえておくべきポイントを徹底解説します。

懇親会クルージング

 

まず知っておきたい！懇親会幹事の役割

懇親会の幹事は、企画の立案や進行管理、さらには事後処理までを見通す必要があります。主な役割は、以下のとおりです。

 

役割	内容
企画立案	会場選定や企画内容を立案する
会場手配	人数や目的、予算に合った最適な会場を確保する
参加者への連絡と集約	・開催日時・会場情報を案内する ・出欠やアレルギー、会費など参加者に関わる情報を整理・集約する
当日運営と進行	当日のタイムスケジュールを作成し、司会進行やトラブル対応を含めて、会の流れ全体を統制する
事後対応	会計報告、参加者への謝意の連絡、会場費用の支払いなどを行う

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【幹事必見】参加者に「楽しかった」と言わせる企画

懇親会を印象的なものにするには、飲食だけで完結させず、会の目的や参加者の特徴に合わせて工夫を加えることが大切です。

以下の3つのポイントを押さえることで、満足度の高い懇親会を実現できます。

1. 目的と参加者に合わせたアイスブレイク

会の冒頭で行うアイスブレイクは、場の緊張を自然にほぐす効果があります。例えば、新入社員歓迎会であれば、自己紹介に「会社の第一印象」など一言メッセージを添えてもらうと会話が広がりやすくなります。

また、部署の歓迎会では、他部署メンバーを紹介するクイズ形式にすると意外な一面が知れ、交流がスムーズになります。参加者全員が一度は発言できる構成にすることで、その後のコミュニケーションも活発になるでしょう。

2. 部署対抗・チーム対抗のミニゲーム

簡単なゲームを取り入れることで、懇親会に一体感が生まれます。例えば、以下のような気軽に参加できる内容が効果的です。

• メンバーに関するクイズや共通点探し
• ジェスチャーゲーム

小さな景品を用意しておくと、盛り上がりがさらに高まり、自然と会話も増えていきます。

3. 会の目的に沿った感謝や労いの時間

懇親会の目的に応じて、感謝や労いを伝える時間をつくることも重要です。

例えば、年度末の懇親会であれば、写真やデータを使って部署の一年を振り返るのがおすすめです。立場に関係なく感謝を伝え合うことで、会全体の一体感や満足度が高まります。

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幹事のための懇親会を成功へ導く準備ステップ

懇親会の成功は、事前の準備で決まります。以下の流れを参考に計画的に進めましょう。

 

時期	やること	内容
1ヶ月前	予算設定	想定人数から会費の目安を設定する
3週間前	日程調整と会場の予約	・候補日を複数挙げてアンケートを実施し、日程を確定する ・目的や人数、予算に合う会場を予約する ・料理コースや飲み放題プランを検討する
2週間前	参加者への案内と出欠確認	・開催日時、場所、会費、ドレスコードなどを案内する ・アレルギーや苦手食材も併せて確認する
1週間前	企画の詰めと最終準備	・タイムスケジュールを作成し、司会・会計・受付などの役割を決定する ・景品や機材など企画に必要な備品を準備し、会場へ人数と料理内容を最終連絡する
前日	最終確認	・会場アクセスや天候、キャンセル規定をチェックする ・名簿や集金袋・備品の準備、マイクなどの最終確認を行う

懇親会当日をスムーズに運営する幹事のポイント

事前にポイントを押さえて動くことで、トラブルを防ぎ、参加者全員が楽しめる会になります。

ここでは、懇親会当日に幹事が意識したい運営のポイントを紹介します。

1. タイムテーブルと役割の共有をする

当日のタイムスケジュールを印刷し、幹事チーム全員に共有しましょう。各担当（受付、会計、司会）がいつ何をすべきかを明確にし、誰かが遅れてもカバーできる体制を作っておきます。

特に料理の提供タイミングや挨拶の時間は会場と事前に確認し、スケジュールに組み込みます。

2. 受付と会計は正確かつ迅速に行う

受付は開場15分前から開始し、参加者を迎え入れます。参加者名簿にチェックを入れ、会費の受け取りと同時に領収書を渡します。

席順を決めている場合は、スムーズに案内できるよう、会場のレイアウト図を受付に置いておきましょう。

3. 司会はメリハリと笑顔を意識する

司会は、会の「顔」として場をリードします。冒頭と締めの挨拶は、誰に、何を、いつ話してもらうか事前に依頼し、当日開始前に再度リマインドします。

企画や挨拶が長引きそうになったら、次の進行を促すなど、時間管理を徹底します。

幹事の段取り力で楽しい懇親会を実現しよう！

懇親会の成功は、幹事の「段取り力」にかかっています。今回解説した企画のコツや準備のステップを実践すれば、初めて幹事を務める方でも、スムーズに準備を進められるはずです。

もし、「会場探しや料理の手配に時間をかけられない」という場合は、懇親会運営のプロに相談するのがおすすめです。

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