初めて幹事を任されたら？確認しておきたい準備や当日の流れ、心構え

初めて幹事を任されると、「何から始めればいいの？」「当日はどう動けばいいの？」と不安に感じる方も多いのではないでしょうか。

幹事の役割は、会の企画や進行を通して参加者全員が楽しめる場をつくることです。ただし、完璧を目指す必要はありません。重要なのは、段取りと気配りを意識することです。

今回は、初めて幹事を務める方に向けて、準備の手順から当日の流れ、心構えまでわかりやすく解説します。

懇親会クルージング

 

準備｜幹事が決まったらまず何をすればいい？

幹事は、事前準備や当日の動きなど、たくさんの仕事を担う必要があります。

ここでは、幹事を任された場合に事前に行う準備について解説します。

1.イベントの目的を明確にする

イベント準備の第一歩は、開催の目的を明確にすることです。目的が定まると、会の雰囲気や必要な準備が自然と見えてきます。

たとえば、歓迎会や送別会であれば主役への感謝や応援の気持ちを伝えること、懇親会なら参加者同士の交流を深めること、打ち上げでは達成感を共有し労をねぎらうことが目的になります。

こうした目的に合わせて、内容や演出を考えるようにしましょう。

2.日程・会場・予算を決める

開催目的と参加人数が決まったら、次は日程・会場・予算を決めます。

日程は、挨拶を依頼する上司や同僚の予定に合わせて複数の候補日を出し、調整ツールなどを使って早めに確定するのがポイント。

会場選びでは、立地・雰囲気・設備・料金を総合的に比較検討します。また、飲食代だけでなく、景品代やオプション費用などの諸経費も含めて予算を見積もることが大切です。

いつもとは違う会場をお探しの場合は、貸切クルージングがおすすめです。非日常的な雰囲気の中で特別な時間を過ごせるため、参加者の満足度がぐっと高まります。

懇親会クルージング

3.当日の流れに沿ってスケジュールを組む

イベント当日を円滑に進めるためには、事前に進行スケジュールを組むことが重要です。流れを明確にしておけば、当日の進行もスムーズになります。

また、幹事1人で全てを抱え込むのは負担が大きいため、受付・司会・写真撮影・会計・片付けなどのタスクを細かく分けて複数人で分担すると効果的です。

進行表には「開始時間・挨拶・食事・企画・締めの言葉」などを時系列で整理し、印刷して関係者全員で共有しておくと安心です。

当日｜幹事の仕事と流れ

当日は、幹事として参加者全員が楽しめるようにイベントを進めるのが大切です。

ここでは、イベント当日の幹事の仕事と流れについて解説します。

開始前：準備と受付対応

幹事は開始の30分〜1時間前には会場へ入り、料理や備品、設備の最終チェックを行います。

受付では、名簿や会費を管理しやすいように整理し、参加者がスムーズに入場できる体制を整えます。特に、機器の接続不良や照明の不備がないか、参加者目線で確認することが大切です。

また、受付の際には、名簿と会費の管理を混乱なく行えるよう、あらかじめ整理された体制を整えます。参加者が到着したら、ただ会費を受け取るだけでなく、明るい挨拶と笑顔で迎え入れることが重要です。

開会後：進行管理と全体への気配り

イベントが始まったら、幹事は司会進行や全体のフォロー役に徹します。進行はできるだけ事前に組んだスケジュールに沿って行い、場の流れを整えます。

また、孤立している人がいないか、料理や飲み物が足りているかなど全体に気を配ることも大切です。

トラブルが起きた際は、サポートメンバーやスタッフと連携して冷静に対応しましょう。

閉会後：会計とアフターフォロー

終了時間を意識して進行し、予定通りに会を締めくくりましょう。閉会後は速やかに会計を済ませ、会場内の忘れ物チェックも行います。

そして、イベントの余韻が残る間に、参加者全員へ感謝の気持ちを伝えるお礼メールを送るのがおすすめです。この際、当日の記念写真やハイライトシーンを添えると、当日の楽しさが蘇り、満足度を高められます。

関連記事：新人でも大丈夫！忘年会の幹事を成功させる準備と当日のポイントを解説

初めての幹事はこれだけ押さえておけば大丈夫！

初めての幹事は不安もあるかもしれませんが、以下のポイントを押さえておけば安心して進行できます。完璧ではなくても、みんなが楽しめる場をつくることを意識しましょう。

完璧さよりも前向きに取り組むことを意識する

初めての幹事ですべてを完璧にこなすのは難しいものです。完璧さにこだわらず、幹事として「みんなに楽しんでもらいたい」という前向きな気持ちを大切にしましょう。

幹事自身が楽しむ姿勢で臨むことで、会場全体の雰囲気も明るくなります。

1人で抱え込まず周りを上手に巻き込む

幹事の仕事は幅広く、1人で抱え込むと負担が大きくなります。信頼できる同僚や後輩に声をかけ、司会や会計、盛り上げ役など役割を分担しましょう。

チームで動く際は、担当を明確にしておくことで、当日の混乱を防ぎスムーズに進行できます。

早めの行動とこまめな連絡を徹底する

幹事の仕事の中でも特に重要なのは事前準備です。

日程調整や会場予約は早めに行動することが成功のポイント。日時と会場が決まったら参加者に速やかに連絡し、開催前のリマインドも忘れずに行いましょう。

挨拶を依頼する上司には、事前に相談し、当日もひと言添える気配りが大切です。

初めての幹事は楽しみながら取り組もう！

初めて幹事を任されると誰しも緊張するものですが、準備の段取りとポイントを押さえれば、誰でもイベントを成功に導けます。

大切なのは「自分も楽しむ」気持ちです。前向きに取り組むことで、自然と会場全体が明るい雰囲気になります。

会場選びや企画内容で迷った際は、貸切クルージングの「ビズクル」がおすすめです。

完全貸切で自由にプランニングでき、経験豊富なスタッフが幹事様をしっかりサポートします。多彩な演出オプションも揃っており、幹事デビューでも安心してイベントを開催できます。

会場選びや企画内容にお悩みの幹事様はぜひ一度ご相談ください。

懇親会クルージング