新人でも大丈夫！忘年会の幹事を成功させる準備と当日のポイントを解説

「忘年会の幹事、よろしくね！」入社して間もない新人のときに、こんなふうに上司に言われたら不安でいっぱいになるかもしれません。しかし、初めての幹事でも事前の準備をしっかりしておけば、安心して当日を迎えることが可能です。

そこで今回は、新人という立場で初めての幹事を任されて何をすればいいのか迷っている方のために、忘年会幹事の仕事を分かりやすくご紹介します。

忘年会クルージング

 

新人でもできる！忘年会幹事の基本的な役割

忘年会の幹事は、イベント成功のカギを握る大切な役割です。

特に大切なのは、参加者のニーズを汲み取ること。年齢層や男女比を考慮しながら会場や料理を選びましょう。立食か着席かといった食事スタイルの決定や、アレルギーへの配慮など、細やかな気遣いも欠かせません。

また、多くの人が参加しやすい日程やアクセスの良い会場を選ぶことも幹事の腕の見せどころ。当日はプログラム通りに進行を管理し、盛り上がる雰囲気づくりを意識しましょう。

終了後のフォローまで意識して準備しておけば、新人でも安心して幹事を務められ、参加者全員が楽しめる忘年会を実現できます。

【準備編】忘年会幹事のやること3ステップ

幹事として忘年会を成功させるには、事前の段取りをいかにスムーズに進めるかが大切です。

ここでは、準備の流れを3つのステップに分けて解説します。

ステップ1：日程・参加者・予算を決める

まずは日程・参加者・予算を決定します。忘年会シーズンの12月は予約が集中するため、上司や主要メンバーの予定を優先的に確認し、候補日を複数リストアップしましょう。出欠は調整ツールや社内チャットを活用すると効率的です。

参加人数を踏まえて予算を設定し、会社からの補助があるかも確認。会費は年齢層や役職に配慮して決めましょう。

ステップ2：会場を選んで予約する

会場選びは「人数・予算・アクセス」の3点を基準に候補をリストアップ。人気店はすぐに予約が埋まるため、スピード感を持って進めましょう。

料理内容や飲み放題プラン、個室対応などお店ごとの特徴を比較し、参加者に合う会場を選びます。予約時にはキャンセル規定やアレルギー対応の可否も確認すると安心です。可能であれば、候補の会場は下見をしてから決定することをおすすめします。

ステップ3：プログラム作成と最終アナウンスをする

スムーズな進行のために、開会挨拶や乾杯、余興、締めの挨拶といった流れや時間配分を決めたプログラムを用意しましょう。挨拶担当は役職順に早めに依頼しておきます。

また、会費徴収のタイミングも明確にしておくと良いでしょう。日時・会場・会費・アクセス方法が決まったら速やかに全員へ連絡し、最終アナウンスは開催の1週間前〜3日前までに行うのが理想です。

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【当日編】新人幹事が気をつけたい進行のポイント

当日は進行役として全体をまとめる責任があります。新人幹事でも落ち着いて臨めるよう、次の3つのポイントを意識しましょう。

1.会場入りは早めに

参加者より先に会場入りし、最終打ち合わせや席の確認、備品チェックを済ませましょう。受付で会費を徴収する場合は、おつりを十分に用意しておくと安心。会計係を配置しておけば、さらにスムーズです。

参加者が到着し始めたら、笑顔で席へ案内。挨拶をお願いしている上司には「よろしくお願いします」と一言添えるだけで、好印象を与えられます。

2.進行の際は気配りも忘れずに

司会進行は単に台本を読むだけではなく、会場の空気を読み取りながら柔軟に進めることが大切です。ドリンクや料理が行き渡っているか、提供に遅れがないかを確認し、孤立している人がいないかにも目を配りましょう。

進行時はハキハキと大きな声で話すことを意識すると、会全体が引き締まり、雰囲気もグッと良くなります。

3.終了後のフォローアップ

会終了後は忘れ物がないかを必ず確認し、見つかった場合は速やかに参加者へ共有しましょう。また、忘年会が無事に成功したことの感謝を参加者へ伝えることも忘れずに。その際、当日の写真や会計報告を添えると、より丁寧です。

こうしたフォローを欠かさないことで幹事への信頼が高まり、次回以降のイベント参加率向上にもつながります。

段取り次第でうまくいく！新人でも忘年会幹事を成功させよう！

忘年会幹事の役割は、事前準備から当日の進行、終了後のフォローまで幅広くあり、新人にとっては不安が大きいもの。

しかし、基本の段取りを押さえれば、新人でも十分に成功させられます。参加者のニーズを踏まえた会場選び、スムーズな進行、丁寧なフォローアップが成功のカギです。

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