歓送迎会の幹事になったら読むべき！準備から当日までの流れと成功のポイント

歓送迎会は、新しく仲間になる方を迎え入れたり、これまでお世話になった方を送り出したりするための大切な行事です。単なる飲み会ではなく、感謝の気持ちや今後への期待を伝える場として、多くの職場で行われています。

初めて幹事を任されると、何から準備をすればよいのか分からず、不安を感じる方も少なくありません。しかし、基本的な流れを押さえて準備を進めれば、特別な経験がなくても無理なく進行できます。

今回は、歓送迎会の幹事を初めて担当する方でも安心して進められるよう、準備から当日までの流れと、成功させるためのポイントを分かりやすくご紹介します。

歓迎会クルージング

 

歓送迎会の幹事が知っておきたい心構え

歓送迎会を円滑に進めるためには、事前準備だけでなく、幹事としての心構えも大切です。特に以下の点を意識しておくことで、会全体の雰囲気が整いやすくなります。

• 主役となる方の立場や気持ちを第一に考える
• 人事異動や退職といった節目を大切に扱う
• 参加者全員が落ち着いて過ごせる雰囲気を意識する

送迎会は、食事やお酒を楽しむだけの場ではなく、これまでの感謝や今後への期待を伝えるための時間でもあります。そのため、幹事は進行だけでなく、場の空気を整える役割が求められます。

また、主役となる方がどのような立場で参加しているのかを意識することが大切です。長年勤務された方なのか、新天地へ異動される方なのか、新しく加わる方なのかによって、ふさわしい雰囲気や言葉選びも変わってきます。

席の配置や挨拶の順番、発言をお願いするタイミングなども、主役の負担にならないかを意識して検討しましょう。細かな配慮があることで主役の方も安心して参加でき、会全体も落ち着いた雰囲気になります。

形式にとらわれすぎる必要はありませんが、相手を思いやる気持ちを会全体で共有できるような場づくりを意識することで、歓送迎会の印象は大きく変わります。

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 【幹事必見】歓送迎会を成功させる事前準備

歓送迎会を円滑に進めるためには事前準備が重要です。ここでは、幹事として押さえておきたい準備のポイントをご紹介します。

1.日程調整

まずは、参加予定者の人数を確認し、日程の調整を行います。主役となる方や役職者などの予定を優先しながら、候補日を複数挙げて調整すると参加率を高めやすくなります。

早めに日程を決めておくと会場の選択肢が広がり、希望に合ったお店を確保しやすくなる点も大きなメリットです。

2.会場選び

日程が決まり次第、会場を選定します。アクセスの良さや人数に見合った広さ、料理の内容、音響設備などを事前に確認しておくと安心です。

会話しやすい雰囲気も大切なポイントです。席の間隔が狭すぎないか、落ち着いて過ごせるかなどにも目を向けましょう。参加者が多い場合や繁忙期は、早めに予約を入れておくことをおすすめします。

3.参加者への案内

日時・会場・集合時間などの基本情報が確定したら、参加者へ案内を行いましょう。会費がある場合は、金額や支払い方法、回収タイミングについてもあわせて伝えておくと当日の混乱を防げます。

また、会場までの地図リンクや最寄り駅、外観写真などを共有しておくことで、初めて訪れる方でも迷いにくくなります。 

4.進行表の作成

当日の進行をスムーズに行うため、簡単なタイムテーブルを作成しておきましょう。開会の挨拶や乾杯、主役の紹介、花束贈呈、締めの挨拶など、会の流れをあらかじめ整理しておくことが大切です。

挨拶や余興を依頼する場合は、事前に内容や持ち時間を共有しておくと安心です。

幹事の腕の見せどころ！歓送迎会当日の流れ

当日は開始時間より少し早めに会場へ入り、席の配置や音響設備、備品などの最終確認を行います。司会や会計担当がいる場合は、あらかじめ当日の流れを共有しておくことで、進行がよりスムーズになります。

▼当日の基本的な流れ

1. 開会の挨拶
2. 乾杯
3. 食事・歓談
4. 主役の紹介・挨拶
5. 余興
6. 花束・贈呈品の贈呈
7. 閉会の挨拶

歓送迎会当日は、時間配分と参加者への目配りを忘れないようにしましょう。挨拶や余興が長くなりすぎないよう、事前に目安時間を共有しておくことをおすすめします。

また、料理や飲み物が不足していないか、主役の方が会話に入れているかなど、会場全体の様子をさりげなく確認することも幹事の大切な役割です。

会の終盤には、二次会の案内や終了時刻の共有を行い、参加者が迷わず行動できるよう配慮しましょう。終了後は忘れ物の確認や会計処理まで行うことで、歓送迎会は無事に締めくくられます。

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幹事の仕事は準備が重要！参加者全員が楽しめる歓送迎会を目指そう

歓送迎会を成功させるために欠かせないのが、幹事による事前準備です。早めに計画を立て、会場や当日の流れを整えておくことで、当日も落ち着いて対応でき、参加者全員が安心して楽しめる会につながります。

主役となる方を気持ちよく迎え、または温かく送り出すことはもちろん、参加する一人ひとりが心地よく過ごせる場をつくることが、幹事に求められる大切な役割です。

ビズクルのクルージングプランでは、船上という非日常の空間を活かし、歓送迎会をより印象深いひとときとして演出できます。日常とは少し違う景色の中で過ごす時間は、送る方にも送られる方にも心に残る思い出となるでしょう。

船内では、スクリーンを使ったフォトスライドショーや、花束・プレゼントのサプライズ演出など、歓送迎会にふさわしい企画にも対応可能です。

経験豊富なスタッフが、参加人数やご予算に合わせて最適なプランをご提案いたしますので、まずはお気軽にご相談ください。

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